Почему ваш агент по поиску поставщиков не справится с вашим промышленным проектом

В прошлом году горнодобывающая компания в Узбекистане заплатила агенту по поиску поставщиков 8 000 долларов за поиск поставщиков для заказа оборудования на сумму 420 000 долларов. Агент нашел три завода, договорился о ценах и организовал закупки. Оборудование прибыло с опозданием на 8 недель, 40 % его не соответствовало техническим требованиям, а два поставщика перестали отвечать на запросы, когда заказчик попытался воспользоваться гарантийным обслуживанием.

Гонорар агента уже был выплачен.

Это не история о плохом агенте. По отраслевым стандартам агент был компетентен. Проблема заключалась в том, что клиент нанял кого-то для осуществления сделки по поиску поставщиков, тогда как ему нужен был специалист, который разработал бы систему закупок для сложного промышленного проекта.

Между этими двумя ролями есть существенная разница, и ее понимание — это разница между успешным проектом и тем, который провалится.

Разница между агентом по поиску поставщиков и архитектором системы закупок

Агент по поиску поставщиков находит продукты и организует закупки. Его работа заключается в поиске поставщиков, получении предложений и содействии сделкам. Это законная и ценная работа — для простых закупок с четко определенными продуктами, стандартными спецификациями и поставщиками, которые уже производят именно то, что вам нужно.

Архитектор закупок разрабатывает систему закупок для вашего проекта. Прежде чем искать поставщиков, он понимает весь объем того, что вы пытаетесь достичь. Он выявляет пробелы в спецификациях, сопоставляет возможности поставщиков с вашими техническими требованиями, разрабатывает систему контроля качества, структурирует стратегию логистики и консолидации, а также управляет пакетом документации, который потребуется для вашего проекта.

Агент по поиску поставщиков спрашивает: «Что вы хотите купить?» Архитектор закупок спрашивает: «Чего вы на самом деле пытаетесь достичь и как правильно этого добиться?»

Для простых закупок — вам нужно 500 метрических тонн стальных труб, стандартные технические характеристики, вы точно знаете, что хотите — достаточно агента по поиску поставщиков. Для промышленных проектов, связанных с оборудованием, сложными техническими характеристиками, множеством поставщиков и требованиями к соответствию, вам нужен архитектор закупок.

В чем ошибаются общие агенты по закупкам в отношении промышленных проектов

Агент по поиску поставщиков, который подвел узбекскую горнодобывающую компанию, не был нечестен. Он работал с набором инструментов, предназначенным для решения другого типа задач. Вот конкретные типы ошибок, которые мы наблюдаем снова и снова.

Они не понимают технических спецификаций

Агент по закупкам, который обычно занимается закупкой потребительских товаров или стандартных промышленных компонентов, может не распознать, когда несоответствие спецификации приведет к проблеме. Они видят «дизельный двигатель мощностью 25 л.с.» и не знают, нужно ли проверять, соответствует ли двигатель стандартам выбросов в стране назначения, совместима ли система впрыска топлива с доступными марками топлива или является ли номинальная мощность постоянной или пиковой.

В рамках недавнего проекта в Западной Африке нас привлекли после того, как первая попытка клиента найти поставщика закончилась неудачей. Первоначальный агент закупил 5 дизельных генераторов у китайского производителя. Ни один из генераторов не мог работать непрерывно при номинальной нагрузке в условиях температуры окружающей среды на объекте проекта. Агент убедился, что в техническом паспорте генератора указана номинальная рабочая температура 25 °C, но не проверил, что температура окружающей среды на объекте регулярно превышала 38 °C. Агент не был некомпетентен; просто ему не пришло это в голову. Это пришло бы в голову тому, кто регулярно работал над промышленными проектами в Западной Африке.

Они не умеют правильно читать коммерческие предложения

Предложение завода — это не цена. Это изложение условий. Цена — это одна строка в документе, в котором также указаны условия доставки, условия оплаты, условия гарантии, допуски по спецификациям и требования к упаковке.

Агенты по поиску поставщиков часто представляют строку с ценой как всю картину. Они не обращают внимания на необычные условия оплаты, исключения из гарантии или допуски по спецификациям, которые выгодны заводу. Когда возникают проблемы — а в сложных промышленных закупках проблемы возникают всегда — клиент обнаруживает эти условия постфактум, когда его позиция в переговорах уже ослаблена.

Мы проверяем каждое полученное от завода предложение по 47-пунктному чек-листу, охватывающему структуру цен, соответствие спецификациям, условия доставки, гарантии оплаты, гарантийное покрытие и требования к документации. Типичное предложение от незнакомого поставщика будет содержать 8–12 пунктов, требующих разъяснения или переговоров. Большинство агентов по закупкам не смотрят дальше строчки с ценой.

У них нет связей с заводами по производству специализированного оборудования

Если вам нужны стандартные экскаваторы из Китая, любой компетентный агент по поиску поставщиков сможет найти 10 поставщиков в течение дня. Сделка проста, продукт стандартизирован, и конкурентоспособные цены можно добиться в ходе обычных переговоров.

Если вам нужен специализированный промышленный насос, работающий при давлении 270 бар, с определенными материалами уплотнений, для применения в горнодобывающей промышленности в Казахстане — круг подходящих поставщиков невелик. Вам нужен специалист, который знает, какие заводы в Китае действительно производят продукцию по этим спецификациям, какие из них могут изготовить образец для тестирования, а какие исчезнут после первого заказа.

Мы поддерживаем прямые отношения с более чем 200 проверенными заводами в категориях машиностроения, сельскохозяйственного оборудования и промышленных материалов. В случае со специализированным оборудованием мы обычно в течение 48 часов узнаем, существует ли подходящий китайский поставщик, что экономит клиентам месяцы бесплодных поисков.

Они относятся к машинам как к потребительским товарам

Процесс поиска поставщиков потребительских товаров и промышленного оборудования принципиально различается. Поиск поставщиков потребительских товаров заключается в том, чтобы найти нужный продукт по подходящей цене. Поиск поставщиков промышленного оборудования заключается в разработке решения, которое соответствует техническим требованиям вашего проекта, будет поддерживаться после поставки и сможет эксплуатироваться в течение многих лет.

Агент по поиску поставщиков, который обычно занимается закупкой электроники или текстиля, будет применять неверный подход. Он будет подбирать оборудование, ориентируясь на цену и базовые технические характеристики, не учитывая: сможет ли поставщик предоставить пакет технической документации, необходимый для таможенного оформления; будут ли доступны запасные части через 3 года; имеет ли поставщик опыт получения сертификатов ЕАЭС или страны назначения; и достаточны ли производственные мощности поставщика для выполнения вашего заказа в установленные сроки.

Мы сталкивались с ситуациями, когда клиенты заказывали оборудование у поставщиков, которые не имели представления о том, что для импорта в Казахстан требуется сертификация ЕАЭС. Клиент обнаруживал это уже на границе.

Стратегия «спецификация» — почему покупка отдельных деталей убивает промышленные проекты

Стратегия закупок по спецификации (BOM) — это когда вы покупаете отдельные компоненты по отдельности, каждый у самого дешевого доступного поставщика. В некоторых случаях такой подход имеет смысл. В других — он разрушает бюджеты промышленных проектов.

Вот почему. Когда вы покупаете готовую машину у китайского производителя, он несет ответственность за: обеспечение совместимости всех компонентов друг с другом, проведение испытаний сборки перед отправкой, предоставление единой гарантии на всю машину и поставку запасных частей через свою существующую сеть.

Когда вы покупаете компоненты по отдельности — двигатель у поставщика A, гидравлическую систему у поставщика B, шасси у поставщика C и электрическую систему у поставщика D — вы становитесь системным интегратором. Вы несете ответственность за: проверку соответствия мощности двигателя требованиям гидравлической системы, обеспечение совместимости электрической системы с модулем управления двигателем, управление четырьмя различными гарантийными обязательствами и ведение запасов запасных частей по четырем цепочкам поставок.

В рамках недавнего проекта в Центральной Азии клиент заказал сельскохозяйственный опрыскиватель по индивидуальному заказу, купив шасси, двигатель, насос и опрыскивающие стрелы у четырех разных поставщиков. Общая стоимость оказалась на 15 % ниже нашей цены на готовую машину. Процесс сборки занял на 3 недели больше, чем планировалось, поскольку компоненты не подходили друг к другу без модификации. Два из четырех поставщиков перестали отвечать, когда через шесть месяцев клиенту понадобились запасные части. К моменту, когда машина была полностью готова к эксплуатации, экономия затрат была сведена на нет, а сроки проекта превышены на 7 недель.

Мы не рекомендуем закупку оборудования по спецификации (BOM), если у покупателя нет собственной инженерной команды, способной управлять интеграцией. Для большинства промышленных покупателей в Казахстане и Центральной Азии покупка готовых машин у надежных производителей — даже при более высокой стоимости за единицу — дает лучшие результаты проекта.

Этапы контроля качества, которые пропускают общие агенты

Контроль качества промышленного оборудования не является факультативным. Это основной механизм снижения рисков при закупках в Китае. Тем не менее, большинство генеральных агентов по закупкам не внедряют систематический контроль качества, потому что: это стоит денег, требует технических знаний, а их клиенты не всегда понимают, почему это важно, пока что-то не пойдет не так.

Вот что происходит, когда контроль качества игнорируется.

При заказе промышленных клапанов на сумму 60 000 долларов у китайского производителя клиент из Казахстана отказался от нашей стандартной предотгрузочной проверки, чтобы сэкономить 450 долларов. Клапаны прибыли с неверными характеристиками фланцев — расположение болтов не соответствовало трубопроводу на месте установки. Клапаны пришлось отправить обратно производителю для доработки. Общая стоимость: 18 000 долларов на логистику, 6 недель задержки и штрафные санкции со стороны конечного клиента за несоблюдение сроков проекта.

Проверка стоимостью 450 долларов позволила бы выявить эту проблему за 2 часа на заводе.

Мы внедряем систему контроля качества с минимум двумя этапами для всех заказов на оборудование:

Этап 1 — Предпроизводственный: проверка сырья и компонентов на соответствие спецификациям до начала производства. Выявление ошибок в спецификациях до того, как будут понесены производственные затраты.

Этап 2 — Предпогрузочный контроль: проверка готовой продукции, тестирование функциональности, где это возможно, проверка маркировки и упаковки, фотографирование загруженных контейнеров. Выявление повреждений, неверных количеств и ошибок в упаковке до того, как груз покинет Китай.

Для заказов на сумму свыше 100 000 долларов мы добавляем визиты по мониторингу производства в ходе производственного процесса.

Стоимость этой системы контроля качества обычно составляет 0,5–1,5 % от стоимости заказа. Для заказа на сумму 200 000 долларов это 1000–3000 долларов. Сравните это со стоимостью одной ошибки в спецификации, дошедшей до места реализации вашего проекта.

Недостаток документации, который обходится промышленным покупателям дорого

Промышленное оборудование, импортируемое в Казахстан и Центральную Азию, требует документации, которую большинство китайских заводов не умеют оформлять, а большинство общих агентов по поиску поставщиков не знают, как запросить.

Минимальный пакет документов для импорта оборудования в Казахстан включает:

• Торговый инвойс и упаковочный лист
• Коносамент
• Сертификат происхождения
• Декларацию ЕАЭС или Сертификат соответствия
• Технический паспорт или руководство по эксплуатации на русском языке
• Протокол заводской проверки (для подтверждения контроля качества)
• Сертификаты испытаний материалов для ключевых компонентов

Большинство китайских заводов предоставляют первые два документа. Практически ни один из них не предоставляет остальные без явного указания. А документация, которую большинство агентов по поиску поставщиков считают полной — счет-фактура и упаковочный лист — недостаточна для таможенного оформления в Казахстане.

Мы занимаемся оформлением документации в рамках наших стандартных услуг. Мы отправляем каждому поставщику чек-лист документации до начала производства, проверяем документы перед отправкой и устраняем все необходимые исправления на месте до того, как груз достигнет границы.

Как XILINK работает в качестве архитектора закупок

Наша модель взаимодействия при реализации сложных промышленных проектов состоит из четырех этапов.

Изучение. Мы уделяем время изучению полного объема проекта — не только перечня оборудования, но и сроков проекта, технических спецификаций, требований к соответствию, бюджетных ограничений и логистики доставки. Этот этап обычно занимает 3–5 рабочих дней и завершается составлением письменного документа с описанием объема проекта.

Поиск поставщиков. Мы выявляем и оцениваем поставщиков на соответствие требованиям проекта. Мы не предлагаем самый дешевый вариант. Мы предлагаем вариант, который наилучшим образом соответствует вашим техническим спецификациям, срокам и требованиям по соответствию — с четким указанием альтернатив. Оценка поставщиков включает физический аудит завода, проверку производственных мощностей и проверку рекомендаций.

Проверка. Мы внедряем систему контрольных точек, соответствующую масштабу вашего проекта и профилю рисков. По результатам каждой проверки составляется письменный отчет с фотографиями и выводами. Эта документация становится частью отчета о качестве вашего проекта.

Выполнение. Мы управляем мониторингом производства, предотгрузочным осмотром, консолидацией, координацией логистики, оформлением таможенных документов и доставкой. Мы являемся единым контактным лицом от заводского цеха до места реализации вашего проекта.

Плата за эту услугу покрывается за счет экспортной скидки — возврата НДС, который китайские экспортеры получают на соответствующие требованиям товары. Для большинства экспортных поставок промышленного оборудования из Китая скидка составляет 9–13 % от стоимости продукции. Это означает, что наша услуга фактически бесплатна для покупателя; скидка покрывает нашу плату.

Готовы создать свою архитектуру закупок?

Если вы работаете над сложным промышленным проектом в Казахстане, Центральной Азии, Африке или на Ближнем Востоке, первым шагом будет телефонная беседа по определению объема проекта. Мы рассмотрим ваш список оборудования, технические характеристики, сроки и бюджет, а затем дадим вам честную оценку стратегии поиска поставщиков, рынка поставщиков и реалистичных сроков.

Первая консультация не обязывает вас к чему-либо. Мы честно говорим о том, что мы можем, а что не можем сделать.

Контакты: [email protected] или +86 1751 538 2215 (WhatsApp). Рабочие часы соответствуют часовым поясам Казахстана и Центральной Азии. На каждый запрос мы отвечаем в течение одного рабочего дня.