Как выиграть тендеры в Казахстане: контрольный список для поиска поставщиков в Китае

В прошлом году строительная компания из Астаны подала заявку на участие в тендере на заключение контракта на поставку инфраструктурных материалов стоимостью 280 000 долларов. Их предложение было самым низким — на 12 %. Тем не менее, они не получили контракт — не из-за цены, а из-за того, что их пакет технической документации был неполным. Тендерная комиссия потребовала сертификаты происхождения, протоколы заводских испытаний и декларации о соответствии требованиям ЕАЭС. Их китайский поставщик прислал им только коммерческие накладные и упаковочные листы. Ничего больше.

Через шесть месяцев эта же компания обратилась к нам. Следующий тендер они выиграли. Разница заключалась исключительно в документации и процессе проверки квалификации поставщика — а не в цене.

Это схема, которую мы постоянно наблюдаем в тендерных закупках в Казахстане. Участники тендеров проигрывают из-за документации, а не из-за цены.

Почему тендеры в Казахстане проваливаются — и обычно дело не в цене

Каждый специалист по закупкам в Казахстане знает, что оборудование из Китая может быть на 20–35 % дешевле, чем европейские аналоги. Члены комиссии, оценивающие тендерные предложения, тоже это знают. Поэтому, когда разница в цене между двумя участниками составляет не более 15 %, именно пакет документации — доказательство того, что оборудование соответствует техническим требованиям, будет доставлено вовремя и будет обеспечено послепродажное обслуживание — отличает победителя от проигравшего.

Самая большая ошибка, которую мы наблюдаем, заключается в том, что агенты по закупкам и покупатели рассматривают тендерное предложение как сделку по закупке, а не как процедуру обеспечения соответствия требованиям. Вы не просто покупаете оборудование. Вы предоставляете комиссии доказательства того, что ваше оборудование будет работать в соответствии с техническими характеристиками, прибудет в обещанные сроки и не создаст для покупателя обязательств после поставки.

Скрытые затраты, которые уничтожают маржу в тендерных предложениях в Казахстане, почти никогда не связаны с ценой за единицу:

• Ошибки в таможенной документации — отсутствие сертификатов может задержать груз в Алашанкоу на 5–15 дней. Расходы на хранение на границе составляют 150–300 долларов за контейнер в день.
• Неверные технические характеристики — замена на аналогичный продукт без явного одобрения аннулирует результаты тендера.
• Несоответствующие сертификаты — оборудование, поступившее без документации о соответствии требованиям ЕАЭС, не подлежит ввозу.
• Невыполнение поставщиком обязательств — пропуск срока поставки по государственному контракту может привести к штрафным санкциям в размере 0,5–2% за каждую неделю задержки.

Контрольный список по соблюдению требований тендера в Казахстане

Перед подачей тендерной заявки, включающей оборудование китайского производства, систематически проработайте этот контрольный список. Отсутствие любого одного пункта может привести к дисквалификации вашей заявки или вызвать проблемы после присуждения контракта.

Соответствие техническим спецификациям

Ваша первая задача — внимательно прочитать технические требования, а затем сравнить их с тем, что на самом деле производит китайский завод. Китайские производители часто выпускают варианты оборудования, которые отличаются от экспортных спецификаций — другое напряжение, другие номинальные значения гидравлического давления, другие марки материалов.

Мы всегда запрашиваем фактический лист технических характеристик завода, а не только номер модели. В случае недавнего заказа напорных насосов для Казахстана в стандартных технических характеристиках завода указывалась толщина стенок 1,2 мм. В тендерных требованиях требовалось 1,5 мм. Завод мог изготовить оборудование по любой из этих спецификаций, но нам нужно было знать об этом до составления предложения, а не после изготовления.

Требования к стране происхождения

В некоторых казахстанских государственных тендерах указывается минимальный процент местного содержания или требуется оборудование из определенных стран происхождения. Другие ограничивают поставки определенных категорий продукции из Китая. Ознакомьтесь с критериями участия, прежде чем тратить время на поиск поставщиков.

Если тендер допускает китайское оборудование, убедитесь, что ваш поставщик может предоставить сертификат происхождения (форма E для торговли между Китаем и Казахстаном в рамках зоны свободной торговли АСЕАН-Китай или стандартный сертификат происхождения, выданный местным управлением по торговле завода).

Требования к сертификации ЕАЭС

Казахстан входит в Евразийский экономический союз. Для большинства машин и оборудования, импортируемых в Казахстан, требуется либо:

• Декларации о соответствии ЕАЭС — самостоятельно оформляется производителем или импортером, охватывает определенный перечень продукции
• Сертификат соответствия ЕАЭС — требует испытаний в аккредитованной лаборатории, обязателен для категорий оборудования с повышенным риском

Основная проблема с китайскими заводами заключается в том, что большинство из них никогда не оформляли документацию о соответствии требованиям ЕАЭС. Они не знают конкретных технических регламентов (стандартов ТР ТС), которые применяются, и, конечно же, не знают, как подготовить протокол испытания образца.

Мы занимаемся оформлением документации ЕАЭС в рамках наших стандартных услуг по закупкам для клиентов из Казахстана. Мы предоставляем поставщикам чек-лист соответствия, включающий применимые стандарты ТР ТС, помогаем организовать испытания, где это необходимо, и занимаемся процессом подачи декларации. Для большинства категорий оборудования общий срок составляет 3–6 недель, а стоимость — 800–2500 долларов в зависимости от категории продукции.

Требования к документации по контролю качества

Заказчики в Казахстане хотят видеть доказательства, а не обещания. Стандартный пакет документов для тендера на поставку оборудования включает:

• Протокол заводской проверки (от сторонней компании по контролю качества или агента по закупкам)
• Техническое задание, подписанное заводом
• Сертификаты испытаний материалов для ключевых компонентов
• Отчет о предотгрузочной проверке с фотографиями
• Упаковочный лист с подробной информацией по каждому позиции (а не только общими количествами)
• Коносамент и коммерческий инвойс

Большинство китайских заводов предоставляют упаковочные листы и коммерческие накладные без дополнительного запроса. Ни один из остальных документов не предоставляется без явного запроса и активного управления.

Квалификация поставщика для участия в тендере

Процесс выбора поставщика для участия в тендере в Казахстане должен быть более тщательным, чем при стандартном коммерческом заказе. Последствия невыполнения поставщиком обязательств или поставки несоответствующих товаров затрагивают как договорные обязательства, так и репутацию.

Контрольный список для аудита завода в рамках тендерных закупок

При отборе поставщика для тендерного заказа в Казахстан мы проверяем:

1. Производственные мощности — сможет ли он произвести требуемое количество в установленные сроки? Попросите предоставить текущий портфель заказов и график производства.
2. Опыт экспорта — осуществлял ли он ранее экспорт в страны ЕАЭС или Центральную Азию? Попросите предоставить документацию по предыдущим экспортным поставкам.
3. Система управления качеством — сертификация по ISO 9001 (если применимо) и фактические процедуры контроля качества на производственной линии.
4. Технические возможности — сможет ли он изготовить продукцию в точном соответствии с вашими спецификациями, а не просто аналогичную модель?
5. Финансовая стабильность — для заказов на сумму свыше 50 000 долларов США стандартной процедурой должной осмотрительности является краткая проверка регистрации предприятия и срока действия экспортной лицензии.

Мы проводим физические аудит заводов для всех новых поставщиков по заказам из Казахстана. Аудит занимает полдня и завершается составлением письменного отчета, который становится частью пакета тендерной документации клиента. Стоимость: покрывается нашей платой за услуги.

Требования к получению образцов и подтверждающей документации

Для технического оборудования или компонентов, где соблюдение спецификаций имеет решающее значение, запрашивайте предсерийные образцы до размещения основного заказа. Процесс утверждения образца должен быть задокументирован с помощью фотографий, протоколов измерений и письменного согласия как со стороны поставщика, так и со стороны покупателя.

Недавно мы участвовали в тендере, где спецификация требовала определенного номинального давления для промышленных клапанов (PN16). Стандартный продукт завода был PN10. Мы организовали выпуск образцов с измененными спецификациями литья, протестировали их на местном испытательном центре и включили протокол испытаний в тендерную документацию. Комиссия приняла предложение. Без протокола испытаний предложение было бы отклонено по техническим причинам.

Соглашение о неразглашении и конфиденциальность в тендерных закупках в Китае

Тендерные заявки в Казахстане часто включают в себя патентованные спецификации, которые покупатели не хотят раскрывать конкурентам. Если ваш тендер включает в себя нестандартные конфигурации, патентованные технологии или коммерчески чувствительные объемы, рассмотрите возможность заключения соглашения о неразглашении с вашим китайским поставщиком, прежде чем делиться подробными спецификациями.

Китайские заводы, как правило, лояльно относятся к соглашениям о неразглашении — они регулярно подписывают их для европейских и американских покупателей. Главное — использовать шаблон, имеющий юридическую силу в соответствии с китайским законодательством (основу составляют Закон КНР о договорах и Гражданский кодекс), и обеспечить его подписание и заверение печатью юридическим представителем завода, а не просто менеджером по продажам.

Мы включаем управление соглашениями о неразглашении в наши услуги по закупкам для клиентов, которые этого требуют. Стоимость — нулевая: это стандартная процедура для проектов, требующих особой конфиденциальности.

Управление несколькими поставщиками для одного тендера

Крупные инфраструктурные тендеры часто требуют оборудования из нескольких категорий — стали, машин, электрических компонентов и отделочных материалов — каждое из которых поставляется с разных заводов. Именно здесь консолидация становится как возможностью для экономии, так и стратегией управления рисками.

Почему один поставщик — это риск

Ни один китайский завод не производит на высоком уровне все категории промышленного оборудования. Компания, которая производит отличные экскаваторы, редко производит конкурентоспособные электрические кабели. Закупка всего у одного «универсального» поставщика обычно означает либо согласие на снижение качества по крайней мере в некоторых категориях, либо оплату значительной наценки за то, что поставщик управляет субпоставщиками, которых он не контролирует напрямую.

Стратегия консолидации

Наш подход к сложным тендерам в Казахстане заключается в отборе 2–3 заводов по каждой категории продукции, а затем в консолидации всего заказа в одну отправку. Это дает покупателю: несколько источников поставок в качестве резерва, конкурентоспособные цены за счет объема заказа, единый набор логистических документов и один процесс контроля качества, охватывающий все позиции.

В рамках тендера на горнодобывающее оборудование стоимостью 340 000 долларов, который мы сопровождали в прошлом году, мы осуществляли закупки у 6 заводов в провинциях Шаньдун и Цзянсу. После консолидации в два 40-футовых контейнера и один контейнер с плоской платформой общая стоимость доставки в Алматы оказалась на 31% ниже, чем если бы каждый завод отправлял груз отдельно. Единый комплект транспортных документов упростил таможенное оформление до одной заявки вместо шести.

Система контрольных точек QC для тендерных проектов

Контрольный пункт качества — это контрольная точка в производственном процессе, где качество проверяется перед началом следующего этапа. Для оборудования, предназначенного для Казахстана, мы внедряем систему проверки как минимум с двумя контрольными пунктами.

Контрольный пункт 1 — Предпроизводственный контроль: перед началом производства мы проверяем, соответствуют ли сырье, компоненты и производственные спецификации заказу на поставку. Это позволяет выявить ошибки в спецификациях до того, как будут понесены какие-либо производственные затраты. Стоимость: 200–400 долларов. Сроки: 1 день на заводе.

Контрольный пункт 2 — Предпогрузочный контроль: после завершения производства и перед погрузкой мы проводим полную проверку готовой продукции. Мы проверяем количество, маркировку, упаковку и внешний вид, а также фотографируем загруженный контейнер до и после опечатывания. Стоимость: 300–600 долларов. Сроки: 1–2 дня.

Для заказов на крупные суммы (свыше 100 000 долларов) мы добавляем дополнительный этап 3 — мониторинг производства — с одним или двумя незапланированными визитами в ходе производственного процесса.

Пример из практики: как мы выиграли тендер на сумму 50 000 долларов благодаря более качественной документации

Клиентом была казахстанская строительная компания, участвовавшая в тендере на контракт по муниципальной инфраструктуре. Раньше они закупали товары у китайской торговой компании и обжеглись — неправильные характеристики напряжения на электрооборудовании привели к трехнедельной задержке предыдущего проекта.

Когда они обратились к нам, первым делом мы провели полный аудит документации их предыдущего процесса закупок. Основной причиной оказалась не ошибка с напряжением, а то, что никто не сверил технические характеристики завода с фактическими требованиями тендера до начала производства.

Для нового тендера мы внедрили предпроизводственную проверку, потребовали от каждого поставщика документацию о соответствии требованиям ЕАЭС и включили отчеты о проверке третьей стороной в пакет тендерной документации.

Комиссия присудила контракт, указав полноту технической документации в качестве решающего фактора. Общая дополнительная стоимость процесса подготовки документации и проверки составила 1 800 долларов. Стоимость контракта составила 50 000 долларов.

Поддержка закупок XILINK

Мы сопровождаем покупателей из Казахстана и Центральной Азии на всех этапах тендерного процесса:

• Поиск и отбор поставщиков
• Анализ технических спецификаций и их согласование с производственными возможностями Китая
• Управление документацией по соответствию требованиям ЕАЭС
• Контроль качества на заводе
• Управление соглашениями о неразглашении
• Консолидация поставок от нескольких поставщиков
• Координация логистики и таможенное оформление

Наша структура вознаграждения за участие в тендерах зависит от конкретного проекта и определяется после изучения технических условий тендера и перечня оборудования. Для сложных тендеров, включающих множество позиций, мы обычно взимаем 3–5% от общей стоимости заказа.

Свяжитесь с нами перед подачей следующего тендерного предложения в Казахстане. Процесс подготовки документации начинается не позднее чем за 6 недель до срока поставки — иногда раньше для оборудования, сертифицированного ЕАЭС. info@xilinkglobaltrade.com или +86 1751 538 2215 (WhatsApp).